Alle Jahre wieder, wenn die ersten Lebkuchen in den Supermarktregalen auftauchen, kommen unweigerlich die Gedanken zur eigenen Weihnachtsfeier ebenfalls wieder hoch. Während einige Unternehmungen bereits langfristig planen, ist es für die Anderen, mit kurzfristigen Entscheidungen, oft schon zu spät. Gute Locations, Catering- sowie Unterhaltungsangebote sind meist schon länger ausgebucht und die eigene Kreativität ist nach der zehnten firmeninternen Organisation meist etwas abgeflacht. Was können Sie also für eine gelungene Weihnachtsfeier aktuell machen? Was sollten Sie für einen entspannten und unterhaltsamen Rahmen beachten? Und wo wird Ihnen noch jetzt in Sachen Planung weitergeholfen? Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserem Beitrag zum Thema Weihnachtsfeier als Firmenevent. Also gerne weiterlesen und hier die wichtigsten Antworten auf Ihre Fragen finden.
Planung und Kalkulation der WeihnachtsfeierFür die Organisation der Weihnachtsfeier ist als Erstes einmal ein passender Termin zu finden. Parallel dazu sollten Sie einen geeigneten Zeitplan für die Organisation aufstellen, der je nach Bedarf, auch einen gewissen Spielraum zulässt. Im Zuge dessen kann der Teilnehmerkreis für die Weihnachtsfeier bereits bestimmt werden. Heißt, mit wie vielen Leuten wird für eine Weihnachtsfeier maximal (und eventuell auch minimal) geplant und gerechnet? Ist ein Termin gefunden und sind alle potenziellen Teilnehmer bekannt, sollte die Einladungen mit der genauen Uhrzeit und dem Ort der stattfindenden Weihnachtsfeier an alle potenziellen Gäste versendet werden. Mit diesem Organisationsschritt haben Sie letztlich alle Informationen zusammen, welche Sie für Ihre Kalkulation in Bezug auf Ihr Budget benötigen. Natürlich spielt dabei die Anzahl der Teilnehmer in der Kostenrechnung eine entscheidende Rolle. Darüber hinaus empfiehlt es sich, einen gewissen Puffer mit zu berechnen, um notfalls flexibel reagieren zu können. Haben Sie eher weniger Zeit und Expertise, sollten Sie eventuell gleich zu Beginn der Planung auf eine professionelle Veranstaltungsagentur zurückgreifen. Bestimmen Sie im besten Fall ein Organisationsteam oder einen verantwortlichen Mitarbeiter und lagern sie bei Bedarf Teilaufgaben an externe Dienstleister aus. Gerne helfen Ihnen die Mitarbeiter von
spoon.projekt an dieser Stelle mit einer fachgerechten Eventplanung weiter.
Veranstaltungsort und Rahmenprogramm für ein gelungenes EventMit der Aufstellung des Zeit- und Kostenplans können Sie nun nach einer passenden
Veranstaltungsräumlichkeit suchen und diese bestenfalls gleich buchen. Beachten Sie hierbei die örtlichen Gegebenheiten genau und achten Sie auf wichtige Rahmenpunkte wie etwa Anfahrtswege, die Kapazitäten der Räumlichkeiten (z. B. Bestuhlung und Küche) und technische Ausstattung (z. B. Beleuchtung und vorhandene Dekoration oder Veranstaltungstechnik). Steht Ihnen bereits eine geeignete Location zur Verfügung, sollte dies natürlich im ersten Schritt der Terminfindung berücksichtigt werden. Haben Sie den Zeitrahmen erst einmal abgesteckt und Veranstaltungsort in Ihre Planung aufgenommen, können Sie im nächsten Schritt sogleich das
Catering und eventuell benötigte Veranstaltungstechnik kalkulieren und organisieren. Dabei können die Teilnehmer der Weihnachtsfeier auch aktiv mit eingebunden werden. Zum Beispiel mit gemeinschaftlichem Plätzchen backen, grillen, kochen oder einer unterhaltsamen Präsentation zum Beispiel der lustigen Arbeitsgeschichten aus den vergangene zwölf Monaten. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und Gäste aktiv nach Ideen und Beiträgen, vielleicht spielt jemand von Ihren Mitarbeitern ein Instrument oder möchte ein Gedicht vortragen. Die Grenzen sind hier letztlich durch Ihre eigene Kreativität bestimmt. Ausgerichtet an dem Veranstaltungsort sowie den allgemeinen Rahmenbedingungen in Sachen Catering, Technik und Motto der Weihnachtsfeier sind letztlich auch die Dekoration und die Beleuchtung zu bestimmen. Um eine schöne Weihnachtsfeier als perfekten Event mit Erinnerungswert zu realisieren, sollten alle genannten Inhaltspunkte im Sinne eines
Event-Brandings bestmöglich aufeinander abgestimmt sein.
Langfristige Planung oder spontane Entscheidung – kein Problem mit spoon.projektMit der richtigen Planung steht und fällt Ihre Weihnachtsfeier. Selbstredend kann auch spontan eine gelungene Weihnachtsfeier organisiert werden, jedoch liegt es dann an Ihrer Kreativität und der Bereitschaft Ihrer Gäste. Letztlich zahlt sich aber immer aus langfristiger zu planen oder bei kurzfristigen Entscheidungen auf professionelle Hilfe zu setzen, um Stress in der Vorweihnachtszeit zu vermeiden. Dabei empfiehlt es sich natürlich auch bereits für das nächste Jahr vorzuplanen. Nutzen Sie unseren
und machen Sie Ihre
Rundum-Service von spoon.projekt Feier zu einem besonderen Event mit besonderen Erinnerungen für Ihre Mitarbeiter und Teilnehmer. Gerne helfen wir Ihnen auch kurzfristig weiter und unterstützen Sie mit unserer Expertise sowie unserem umfangreichen Netzwerk für Locations, Catering und Unterhaltungsangeboten sowie unseren langjährigen Erfahrungswerten.
Damit Sie nichts vergessen und Ihre Firmenweihnachtsfeier zu einem vollen Erfolg wird, haben wir für Sie eine kurze Checkliste für Ihre Planung erstellt. Mit diesen einfachen Schritten können Sie die erforderlichen Inhaltspunkte nicht nur leichter und in der richtigen Reihenfolge angehen, sondern Sie behalten auch die Übersicht zu Ihrem Budget und den wichtigsten Fristen im Zeitplan. Gerne können Sie uns jederzeit kontaktieren (Mail: info@spoon-projekt.de / Tel.: 0361.518 779 70) und wir helfen Ihnen bei der Planung und Realisierung Ihrer Weihnachtsfeier weiter, damit einer gelungenen Weihnachtsfeier nichts mehr im Wege steht.